ADHÉSION À ACA, SANCTION ET ASSURANCE-RESPONSABILITÉ
Premièrement, tel que stipulé dans le manuel de l’ASSNC, seuls les membres (à l’exception des bénévoles occasionnels) d’ACA sont couverts par la police d’assurance-responsabilité d’ACA-ASSNC. Lesdits membres comprennent:
Clubs de ski
Régions
OSP (Province)
Compétiteurs
Employés des clubs et des OSP
Officiels
Entraîneurs (Certifiés de la FESC)
Bénévoles occasionnels* (Par exemple, les proches des athlètes tels que grands-parents, tantes, amis de la famille etc.) qui ne sont pas affiliés à un club. Ces individus sont généralement ceux occupant des fonctions hors des clôtures ou des postes à faible risque à l’intérieur des clôtures comme chronométreur personnel, enregistreur, adjoints au départ et à l’arrivée, chronométreur manuel, etc.). Dans certains cas, lors d’épreuves de niveau introductif, les juges de porte peuvent aussi être inclus dans cette liste MAIS une utilisation répétée de ces individus à plusieurs épreuves ferait en sorte de les déclasser de la catégorie de « bénévoles occasionnels » et ils ne seraient alors plus couverts.
Les points suivants représentent les exigences et le processus d’adhésion et de sanction. (Vous trouverez tous les formulaires à la fin du présent document):
Chaque Club doit être inscrit comme membre auprès d’Alpine Canada Alpin en complétant en ligne le formulaire d’adhésion : Formulaire d’adhésion de Club/OSP/Division ou Zone. L’information doit contenir les noms du président du club, de la secrétaire en plus de l’entraîneur-chef.
Tous les clubs se verront facturer des frais d’affiliation de club/sanction de $110 + 150$ (260$) de cotisation SQA. Ces frais servent à couvrir la couverture de responsabilité pour les événements sanctionnés des clubs.
Tous les clubs membres doivent fournir une liste de tous les membres du club à leur OSP qui fournira en retour à ACA une liste maîtresse. Les provinces doivent se rappeler que cette liste doit être transmise à ACA au plus tard le 15 avril en y joignant les frais d’adhésion applicables.
Le Club et/ou l’OSP doit soumettre une liste des activités dans lesquelles il/elle est impliqué(e). Ces dernières comprennent:
Le calendrier de courses du Club/OSP qui devrait comprendre les dates et niveaux d’habileté. Il est à noter qu’ACA et les OSP ont un calendrier maître des courses FIS dans le cadre du processus de sanction FIS, par conséquent ACA n’a besoin que des:
Calendriers de courses à points nationaux
Calendriers des épreuves des Maîtres
Calendrier de courses universitaires
Calendriers des courses de niveau Introduction
Autres calendriers de compétition
Un calendrier ou une liste de toutes les activités spéciales de préparation physique ou camps de ski. (Veuillez vous référer à l’Annexe A pour la liste des activités de préparation physique acceptables et le formulaire complémentaire pour l’ajout de préparation physique).
Les activités spéciales hors neige tenues par le club ou les provinces qui ne font pas déjà partie d’une course ou d’une activité identifiée. Sont surtout visées les levées de fonds et autres fonctions reliées au sport qui se passent hors neige et qui nécessitent l’utilisation d’installations de tierces parties. (Veuillez consulter le formulaire de sanction plus bas).
Les séances d’entraînement à l’étranger (hors du pays). (Veuillez consulter le formulaire de sanction pour les activités à l’étranger plus bas).
Afin qu’ACA reçoive ces informations dans le format approprié, nous demandons que vous soumettiez votre calendrier de club et/ou sanction d’événement sur le formulaire prévu à cette fin. Tous clubs et régions doivent fournir cette liste d’activités à SQA (jaimie@skiquebec.qc.ca ou par fax : 514-252-5282) avant le 13 novembre 2009.
La police couvre seulement les membres d’ACA qui participent à des activités sanctionnées par ACA. ACA a le devoir de s’assurer que toutes les activités qu’elle sanctionne soient proprement tenues et supervisées afin de garantir que la couverture d’assurance continuera de s’appliquer dans l’avenir. De plus, ACA doit être capable de prouver à l’assureur que ses membres étaient membres au moment du problème et que les personnes étaient en fait des membres d’ACA.
Il existe 3 coûts rattachés au processus mentionné précédemment :
Prime d’assurance - Ce coût dont tous les frais de courtage et taxes, est réparti par les assureurs à toutes les disciplines de l’ASSNC sur la base du membership et de l’exposition au risque. Vos directeurs généraux des provinces ont ensuite une formule qui répartit le coût d’ACA parmi toutes les provinces, de nouveau selon le membership et les nombres d’identification du risque.
Frais de sanction/événement/frais d’adhésion - ACA a des frais d’affiliation/sanction de $110 (150$ de cotisation SQA) payable à ACA par l’entremise de SQA.
Certificats d’assurance- Des certificats d’assurance peuvent être obtenus auprès d’ACA au coût de $30 pour frais d’administration qui sera facturé au club ou à la division organisant l’événement. Si un certificat est exigé pour votre événement/course, veuillez compléter le formulaire ci-joint en entier et le soumettre à Jaimie Diotte (jaimie@skiquebec.qc.ca) Veuillez compter d’une à deux semaines pour la réception de ces certificats. Demande de certificat d'assurance
Finalement, il est à noter qu’il est de la responsabilité des clubs, des régions de s’assurer que leurs activités soient bien transmises à SQA et que tous les membres soient bien inscrits auprès d’ACA. Nous assumons que la plupart des provinces s’assureront que les clubs de leur région soient validement inscrits ainsi que les membres soient réellement membres d’ACA en plus de voir à ce que les événements et activités soient adéquatement sanctionnés.
Nous insistons pour que ce mémo soit largement distribué et soit affiché sur vos sites Internet appropriés.
